Projektleitung: Reduce to the max!
In der losen Serie "Einsichten ins Projektmanagement" hier weswegen ein gutes Projekt mit minimalem Projektmanagement auskommt.
In vielen grossen Organisationen ist folgender Umstand immer wieder zu beobachten: Viele grosse Projekte, viele Ressourcen, noch mehr Geld, noch viel mehr interne Politik und so wenig konkrete Resultate... (Deshalb werden dann Externe reingeholt zum Arbeiten). Warum ist das so?
Hier ein Vorschlag zur Erklärung: Im Kern handelt es sich um ein Allokationsproblem, wobei der Versuch das Problem zu lösen oft mit mehr oder weniger kruden darwinistischen Methoden (Der Stärkere gewinnt) endet.
Kucken wir uns die Situation mal an:
Letztere erhalten von Management verschiedene Aufträge. Diese versuchen sie gut umzusetzen. Jeder Projektleiter versucht sein Projekt optimal abzuwickeln und das mit den optimalen Ressourcen auf Seiten IT.
Und genau da ist der Hacken. Denn die Anzahl Projekte und Anforderungen sind in der Regel um ein Vielfaches höher als die verfügbaren Ressourcen.
Weswegen ist das so? Weil aufgrund von echten und vermeintlichen Inputs aus dem Markt, von Kunden, von internen Stellen eine stets hohe Zahl an neuen Anforderungen generiert werden [1].
Das führt zu folgender Situation: Ein Kuchen an vorhanden Ressourcen, der kleiner ist als der Kuchen an Bedarf:
In der Wirtschaftstheorie sieht das einfache Angebot und Nachfrage Modell wie folgt aus. Das Angebot steigt wenn der Preis steigt, die Nachfrage sinkt mit steigendem Preis.
Im vorliegenden Fall sieht dieses Modell leicht anders aus: Das Angebot ist (zumindest kurzfristig) gleich bleibend. Es ist eine endliche Anzahl von Mitarbeitern im IT Departement und die haben eine endliche Zahl von Stunden zur Verfügung. D.h. die Angebotskurve ist so genannt wenig preiselastisch.
Auf der Nachfrageseite gibt es den bereits besprochenen Nachfrageüberhang. Zusätzlich ist zu beachten: Der interne Verrechnungspreis (P1) ist bei internen Projekten in der überwiegenden Anzahl von Fällen gleich bleibend ganz unabhängig von Wichtigkeit oder Dringlichkeit des Projekts. Das ergibt folgende Darstellung:
Das Resultat: Die Fläche C stellt den Nachfrageüberhang dar.
Die Frage nun: Wie findet diese Situation ihr Gleichgewicht?
Die einfache und wenig realistische Antwort: Durch Ausdehnung vom Angebot an internen Ressourcen bis zum Punkt D. Doch hierbei handelt es sich um einen Mythos: Mehr Leute an einem IT Problem arbeiten lassen, verschlimmert das Problem meist nur. Das Buch "The mythical man month" gibt dazu herrlich Auskunt.
Die Reduktion der Nachfrage wäre auch eine Möglichkeit. Aber eben nur eine theoretische: Schon mal von einer Firma gehört, die vorsorglich Projektleiter entlässt ausser sie befindet sich in einer Krise? Doch davon gleich mehr.
Mit anderen Worten, wir haben es mit einem klassischen Fall von Marktversagen oder Market Failure zu tun.
Meine These deshalb: Das Gleichgewicht findet sich auf kultiviert mittelalterliche Weise. Will heissen mittels interner Politik und auf gut Deutsch oft mit einer guten Dosis Ellbogeneinsatz.
Denn jeder Projektleiter versucht sein Projekt gut zu machen. Dazu braucht er (oder auch sie ;-) Ressourcen. Aufgrund eines fehlenden Marktmechanismus muss er sich diese anders wie beschaffen: Zum Chef gehen, auf die Wichtigkeit des eigenen Projekts hinweisen (und auf die Unwichtigkeit des Projekts vom Kollegen). [2] Und hoppla Schorsch, schon sind wir beim mittelalterlichen Kampf um Lehngüter und Aufmerksamkeit vom König, heute politisch korrekt verbrämt in „interne Politik“ und schon ist das Projektziel weniger wichtig als der Kampf um Ressourcen und Aufmerksamkeit.
Das Resultat: Viel Feind, viel Ehr und wenig konkrete Resultate.
Die Lösung: Reduce Projektleitung to the max.
D.h. sich der Situation bewusst sein und konsequent die Kurve N bis zum Punkt E nach links verschieben zur neuen Nachfragekurve N1. Also eben: Reduce Projektleitung to the max.
Um das in bestehenden Organisationen zu erreichen heisst das eines: Das Top-Management muss seine zweite Kernaufgabe [3] wahrnehmen und verantwortlich handeln: Ein bewusstes Zuteilen von knappen Ressourcen [4]. Dieser Anspruch aber ist eine ganz andere Geschichte…
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[1] Wer das nicht glaubt: Als Proxy zu dieser These kann das Wachstum der IT Branche genommen werden. Sie wuchs in den letzten Jahren stetig über der dem allgemeinen Wachstum.
[2] Gerade dieser Punkt ist ein entscheidender: Der Chef ist gleichzeitig Auftrageber und Richter über das von ihm in Auftrag gegebene Projekt. Gerade noch eine Market Failure. Solche Situation trifft man zumeist in monopolistischen Märkten an. Solche Märkte werden ausserhalb des Unternehmens durch einen vom Gesetzgeber eingesetzten Regulator reguliert, der selber kein Marktteilnehmer ist. Und das aus gutem Grund: Man kann nicht gleichzeitig Richter und zu Richtender sein. Aktuelles Beispiel? Die Swisscom Privatisierungsdiskussion.
[3] Die erste Aufgabe ist gemeinsam mit dem VR die strategische Aufgabe. Wobei eine gute Strategie auf einem A4 Blatt zusammengefasst werden kann.
[4] Ronald Coase hat zum Thema „Theory of the Firm“ viel geschrieben.
In vielen grossen Organisationen ist folgender Umstand immer wieder zu beobachten: Viele grosse Projekte, viele Ressourcen, noch mehr Geld, noch viel mehr interne Politik und so wenig konkrete Resultate... (Deshalb werden dann Externe reingeholt zum Arbeiten). Warum ist das so?
Hier ein Vorschlag zur Erklärung: Im Kern handelt es sich um ein Allokationsproblem, wobei der Versuch das Problem zu lösen oft mit mehr oder weniger kruden darwinistischen Methoden (Der Stärkere gewinnt) endet.
Kucken wir uns die Situation mal an:
- Es gibt eine bestehende interne IT mit einer Anzahl Leuten, die ihren Job recht machen
- Es gibt Projektleiter oft auf Seite Business beheimatet, oder dann in so neumodischen Vermittlungsfunktionen, die etwas mit Business Technology Office genannt werden.
Letztere erhalten von Management verschiedene Aufträge. Diese versuchen sie gut umzusetzen. Jeder Projektleiter versucht sein Projekt optimal abzuwickeln und das mit den optimalen Ressourcen auf Seiten IT.
Und genau da ist der Hacken. Denn die Anzahl Projekte und Anforderungen sind in der Regel um ein Vielfaches höher als die verfügbaren Ressourcen.
Weswegen ist das so? Weil aufgrund von echten und vermeintlichen Inputs aus dem Markt, von Kunden, von internen Stellen eine stets hohe Zahl an neuen Anforderungen generiert werden [1].
Das führt zu folgender Situation: Ein Kuchen an vorhanden Ressourcen, der kleiner ist als der Kuchen an Bedarf:
Grafik 1 - IT und Projektressourcen Ressourcen
- A sind die vorhandenen IT Ressourcen
- B ist die Bedarf auf Seiten Projektleitung
In der Wirtschaftstheorie sieht das einfache Angebot und Nachfrage Modell wie folgt aus. Das Angebot steigt wenn der Preis steigt, die Nachfrage sinkt mit steigendem Preis.
Grafk 2 - Angebot und Nachfrage
Im vorliegenden Fall sieht dieses Modell leicht anders aus: Das Angebot ist (zumindest kurzfristig) gleich bleibend. Es ist eine endliche Anzahl von Mitarbeitern im IT Departement und die haben eine endliche Zahl von Stunden zur Verfügung. D.h. die Angebotskurve ist so genannt wenig preiselastisch.
Auf der Nachfrageseite gibt es den bereits besprochenen Nachfrageüberhang. Zusätzlich ist zu beachten: Der interne Verrechnungspreis (P1) ist bei internen Projekten in der überwiegenden Anzahl von Fällen gleich bleibend ganz unabhängig von Wichtigkeit oder Dringlichkeit des Projekts. Das ergibt folgende Darstellung:
Grafik 3 - Markt im Fall von internen IT Projekten
- A ist die Angebotskurve
- N ist die Nachfragekurve
Das Resultat: Die Fläche C stellt den Nachfrageüberhang dar.
Die Frage nun: Wie findet diese Situation ihr Gleichgewicht?
Die einfache und wenig realistische Antwort: Durch Ausdehnung vom Angebot an internen Ressourcen bis zum Punkt D. Doch hierbei handelt es sich um einen Mythos: Mehr Leute an einem IT Problem arbeiten lassen, verschlimmert das Problem meist nur. Das Buch "The mythical man month" gibt dazu herrlich Auskunt.
Die Reduktion der Nachfrage wäre auch eine Möglichkeit. Aber eben nur eine theoretische: Schon mal von einer Firma gehört, die vorsorglich Projektleiter entlässt ausser sie befindet sich in einer Krise? Doch davon gleich mehr.
Mit anderen Worten, wir haben es mit einem klassischen Fall von Marktversagen oder Market Failure zu tun.
Meine These deshalb: Das Gleichgewicht findet sich auf kultiviert mittelalterliche Weise. Will heissen mittels interner Politik und auf gut Deutsch oft mit einer guten Dosis Ellbogeneinsatz.
Denn jeder Projektleiter versucht sein Projekt gut zu machen. Dazu braucht er (oder auch sie ;-) Ressourcen. Aufgrund eines fehlenden Marktmechanismus muss er sich diese anders wie beschaffen: Zum Chef gehen, auf die Wichtigkeit des eigenen Projekts hinweisen (und auf die Unwichtigkeit des Projekts vom Kollegen). [2] Und hoppla Schorsch, schon sind wir beim mittelalterlichen Kampf um Lehngüter und Aufmerksamkeit vom König, heute politisch korrekt verbrämt in „interne Politik“ und schon ist das Projektziel weniger wichtig als der Kampf um Ressourcen und Aufmerksamkeit.
Das Resultat: Viel Feind, viel Ehr und wenig konkrete Resultate.
Die Lösung: Reduce Projektleitung to the max.
D.h. sich der Situation bewusst sein und konsequent die Kurve N bis zum Punkt E nach links verschieben zur neuen Nachfragekurve N1. Also eben: Reduce Projektleitung to the max.
Grafik 4 - Die Lösung: Reduce Projektleitung to the max
Um das in bestehenden Organisationen zu erreichen heisst das eines: Das Top-Management muss seine zweite Kernaufgabe [3] wahrnehmen und verantwortlich handeln: Ein bewusstes Zuteilen von knappen Ressourcen [4]. Dieser Anspruch aber ist eine ganz andere Geschichte…
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[1] Wer das nicht glaubt: Als Proxy zu dieser These kann das Wachstum der IT Branche genommen werden. Sie wuchs in den letzten Jahren stetig über der dem allgemeinen Wachstum.
[2] Gerade dieser Punkt ist ein entscheidender: Der Chef ist gleichzeitig Auftrageber und Richter über das von ihm in Auftrag gegebene Projekt. Gerade noch eine Market Failure. Solche Situation trifft man zumeist in monopolistischen Märkten an. Solche Märkte werden ausserhalb des Unternehmens durch einen vom Gesetzgeber eingesetzten Regulator reguliert, der selber kein Marktteilnehmer ist. Und das aus gutem Grund: Man kann nicht gleichzeitig Richter und zu Richtender sein. Aktuelles Beispiel? Die Swisscom Privatisierungsdiskussion.
[3] Die erste Aufgabe ist gemeinsam mit dem VR die strategische Aufgabe. Wobei eine gute Strategie auf einem A4 Blatt zusammengefasst werden kann.
[4] Ronald Coase hat zum Thema „Theory of the Firm“ viel geschrieben.
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